「我的資料，你們放在哪裡？」——客戶哪天這樣問，事務所答得出來嗎？
最近記帳業界在討論一件事：把客戶的憑證資料上傳到軟體廠商的雲端、交給 AI 處理，合不合適。
先講立場。這篇不評論任何一家廠商，也不是說雲端或 AI 一定不能用——紙本憑證多的事務所，影像辨識確實能省很多人力。重點只有一個：事務所要知道客戶資料去了哪裡。而這件事可以問、也可以自己驗證。
下面是我們整理的 6 個問題。不管您正在評估哪一套軟體（包括我們的），都可以拿去問。
為什麼這是事務所要先問的事 #
發票與帳務資料不只是數字。裡面常夾著個人資料（獨資商號負責人、個人買受人、員工姓名），也夾著客戶不想讓別人知道的營業資訊（跟誰進貨、進價多少、毛利多少）。
個資法有兩個概念值得記住：
- 第 4 條：受委託蒐集、處理或利用個人資料的一方，在法律適用範圍內視同委託機關。
- 施行細則第 8 條：把個資委託他人處理時，委託方應對受託方為適當之監督——包括約定處理範圍、能不能再委託別人、出問題怎麼通知、委託結束後資料怎麼返還或刪除。
換句話說，事務所把客戶資料交給軟體廠商處理，事務所自己也在這條責任鏈上。不必變成資安專家，但至少要說得出「資料去了哪、誰碰得到、結束後怎麼處理」。
（本文是實務檢核建議，不是法律意見；個別系統的適法性，以主管機關與律師的意見為準。）
6 個問題 #
1. 資料存在哪裡？ #
事務所自己的電腦或 NAS？廠商的主機？公有雲？在哪個國家或地區？備份由誰做、保留多久？
好的答案：能指出具體位置，而且講得出備份是誰負責。「放在很安全的地方」不算答案。
2. 系統會連到哪些地方？ #
請廠商列一份系統所有對外連線的清單：除了財政部電子發票平台以外，還會連到哪裡？常見的有更新伺服器、授權驗證、錯誤回報、使用統計、第三方服務。
好的答案：一張清單，每一項寫清楚「連去哪、送了什麼、什麼時候送」。廠商列不出來，通常代表他們自己也沒盤點過。
3. 有沒有用 AI？送出去的是什麼？ #
這一題要問細：
- 哪個功能用了 AI？在您的電腦上跑，還是送到雲端？
- 送出去的是哪些欄位——憑證影像？品名？統編？金額？
- AI 服務是廠商自己的，還是再交給其他公司處理？
- 送出去的資料會不會被拿去訓練模型？保存多久？
- 這個功能能不能單獨關掉、關掉後其他功能照常用？
好的答案：每一題都有明確回答，最好白紙黑字。
4. 廠商自己看得到嗎？ #
遠端維護、系統紀錄檔、錯誤回報，裡面帶不帶客戶資料？遠端連線是不是要事務所同意、由事務所開啟？
好的答案不是「絕對看不到」——只要提供技術支援，總有看得到畫面的時候。好的答案是「在什麼條件下看得到、由誰開啟、有沒有紀錄」。
5. 事務所裡，誰看得到哪些客戶？ #
權限能不能細到「這位同事只看這幾家客戶」？共用電腦會不會自動登出？誰在什麼時候做了什麼，有沒有紀錄可以匯出？
內部權限常被忽略，但事務所人員流動、工讀生、共用電腦，都是實際會發生的風險。
6. 合約怎麼寫？停用之後資料怎麼辦？ #
委託處理的範圍、能不能再委託給其他廠商（例如 AI 供應商）、發生事故多久內通知、停用後資料怎麼返還與刪除——這幾件事正好對應施行細則第 8 條要約定的內容，寫進合約或附件最實在。
廠商的回答，怎麼自己驗證 #
口頭說「我們很安全」誰都會講。幾個不需要資安專業也做得到的方法：
- 要書面：上面 6 題的回答，請廠商寫成文件，最好放進合約附件。
- 對連線紀錄：試用期間請 IT 人員（或網路設備廠商）看防火牆、路由器的連線紀錄，跟廠商給的清單對一對，多出來的就問。
- 拔網路試試看：試用時把網路線拔掉，看哪些功能還能用。還能用的，處理就是在您的電腦上；不能用的，就是送出去了。
- 問能不能關：每一個會把資料送出去的功能，都問「可以單獨關掉嗎？」
我們自己的答案 #
既然列了這份清單，我們自己的記帳士事務所作業系統也照這 6 題回答一次。以下每一點都是對照程式碼確認過的，不是行銷說法：
| 問題 | 我們的答案 |
|---|---|
| 存在哪 | 事務所自己的一台電腦，或事務所指定的 NAS。不放在 3Q，也不放在任何雲端。 |
| 連到哪 | 取資料只連財政部電子發票平台（以事務所的專業代理人帳號，用完自動登出）。沒有自動更新、使用統計、錯誤自動回報；授權碼在本機以數位簽章驗證，不連我們的主機。 |
| 有沒有 AI | 系統沒有任何 AI 功能，也不呼叫雲端 AI 或雲端 OCR。 品名、金額是向財政部平台取得的結構化資料，不是掃描辨識；會計科目的建議用「這家客戶同賣方同品名上次選的科目」加固定規則（為什麼刻意不用 AI 猜）。唯一的判讀，是在本機離線讀財政部登入頁的驗證碼。 |
| 廠商看得到嗎 | 系統不會傳任何資料給 3Q。您請我們協助、由您開啟遠端連線時，我們看得到當下畫面。 |
| 事務所內誰看得到 | 只接受事務所內網連線；權限可設到客戶層級；封存、還原客戶要另一組操作密碼；登入與敏感操作留稽核紀錄、可匯出 Excel；共用電腦關掉瀏覽器就登出，單次登入最長 12 小時。 |
| 停用之後 | 資料本來就在事務所的電腦上，不需要向我們要回。備份請納入事務所既有的備份流程，我們提供設定建議，但不替您保管客戶資料。 |
也把範圍說清楚：這套系統處理的是財政部電子發票平台上已經有的資料，紙本憑證的辨識不在範圍內。資料走的路，跟您自己登入財政部平台下載完全一樣，只是由系統代勞。
完整的資料流向圖與常見問題在產品頁的「客戶資料去哪裡」。
最後 #
雲端和 AI 都是工具，本身沒有對錯。事務所該做的，是讓每一個工具都問得到、答得出、驗得了——這樣客戶問起「我的資料放在哪」的時候，您能直接回答，而不是去問廠商。
想實際看系統怎麼運作、或想拿這 6 題來考我們，歡迎約一次實際操作。