「品名寫『雜項』，我怎麼知道是進貨還是固定資產？」
進項發票要匯進記帳軟體，每一張都得先回答兩個問題：能不能扣抵、扣抵別是哪一種（得扣抵之進貨及費用／固定資產、不得扣抵……），以及這筆要歸哪個會計科目。這兩個判斷靠的都是品名，而品名是賣方隨手打的。
一期幾百張、幾十家客戶，這段就是事務所人力的最大黑洞。這篇講我們在記帳士事務所作業系統裡怎麼處理。
扣抵別：把判斷留給人，其餘交給系統 #
一張發票可能有多個品項，而扣抵別是看品項判斷的。所以畫面不是「一張發票一列」，而是一列一個品項的平表：賣方、品名、金額、平台預設的扣抵別排在一起。
操作只有一個動作：鍵盤 1～4 直接設扣抵別，設完自動跳下一張。多數品項平台預設值就對，直接確認；判斷不同的才改。也可以「全部依預設值確認」或對篩選結果整批套用——例如把「加油站」的全部設成同一種。
篩選可以疊：賣方、稅額級距、會計科目、扣抵別、品名、日期、關鍵字，還有「只看未確認」「只看變更」。表頭顯示篩選後小計；篩完直接「依篩選結果產憑證」，檔名自動帶上條件與張數，例如「稅額 500 以下可彙總_27 張」。
會計科目：記住的，不是猜的 #
科目歸類我們刻意不用 AI 猜，因為猜錯的成本是你要一張張改回來。做法是四層，由確定到不確定：
1. 同賣方＋同品名，直接帶上次的科目。 你改過一次，系統就記住；下一期同樣的賣方與品名自動帶出來。從一家事務所的歷史分錄建出七千多筆「客戶＋賣方＋品名 → 科目」記憶，第一期就有記憶可用。
2. 賣方寫簡稱也認得。 帳冊摘要寫「中華電信」，平台發票是「中華電信股份有限公司新北營運處」——完全比對永遠對不上。系統先做正規化（全形半形、空白標點）再比。
3. 這家賣方只用過一個科目，就用它。 同一個賣方在這家客戶歷來都歸同一科目，新品名出現時直接沿用。
4. 認不出來，才用關鍵字規則。 加油站→交通費、電信→郵電費、宅配→運費……規則只認科目名稱，再到那家客戶自己的科目表換代碼；沒有這個科目就不建議，不硬塞。
四層都對不上的，標紅留給人。你只處理系統判斷不出來的那幾筆。
為什麼科目代碼不能跨客戶共用 #
這是實作時踩到的坑，值得單獨講。我們一開始以為「科目代碼」可以當共用鍵——實測發現**同一組代碼在不同客戶分別是交通費、其他費用、包裝費、手續費、書報雜誌、服務費、樣品費……**每家客戶的科目表都是自己編的。
所以系統一律以客戶為單位記憶：先判科目名稱，再換成該客戶自己的代碼。導入時可以把過去的做法搬進來——從既有帳冊匯入歷史歸類當起點；你自己改過的永遠優先，不會被重新匯入覆蓋掉。
切傳票：篩完直接看要 key 幾個數字 #
歸類完，按「科目彙總」把目前篩出的品項依會計科目合併——同一科目合併切一張傳票，這就是要 key 進帳的那幾個數字。金額用品項未稅金額合計，稅額是另一個科目，不混在一起。還沒分類的標紅頂在最上面，一眼看得出剩幾筆要處理。
這段省下的是什麼 #
不是「一張發票十秒」，是每期每家都要重做一次的判斷。科目記住了、賣方簡稱認得了，第二期開始你只看新出現的那幾筆。客戶數越多，差距越大。
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