每一期都在重複的兩件事
記帳士事務所的工作有很強的週期性：每一期，手上每一家客戶都要跑一輪一模一樣的流程。 客戶數少的時候還好，一旦上到兩百家，重複本身就是最大的成本。
收款帳務台
管的是「事務所跟客戶之間的錢」：每期請款、收款、上期留抵與溢短收的結轉、請款單與對帳單。
沒有「先按新增」這個動作
選定期別與客戶，系統直接載入該張請款單；不存在就自動建立草稿，並同時完成結轉（上期留抵、上期溢收、上期短收）。舊做法要人記得按新增、記得轉收款，這套系統把「該自動發生的事」變成真的自動發生。
本期溢收／短收當場看得到
請款畫面的合計列除了本期合計、上期溢收、上期短收、合計應收，同一排就顯示本期溢收／短收（本期實收減合計應收，自動算、唯讀）。 不必切到收款區才知道這家這期到底多收還是少收。
兩種輸入方式，給兩種人用
- 快速輸入表 — 給事務所同仁的密集數字表單，鍵盤操作優先，一家一家快速登打。
- 完整作業台 — 給記帳士的完整檢視：客戶清單、請款、收款、逐期明細一次看全。
列印與報表
- A5 請款單，版面比照事務所慣用格式，含期間標註（薪扣月／租扣月／暫繳年／營所年）
- 客戶對帳單：逐期留抵、合計應收、實收、溢短收與總計
- 單家列印、多家批次列印、只印未收足三種入口
- 請款明細可匯出 Excel
電子發票憑證
管的是「客戶跟國稅局之間的憑證」：每期把每一家客戶的進銷項資料從財政部平台取回來， 核對、確認扣抵別，最後產出憑證。
取資料這段全程不用人顧
按下開始之後，系統自動登入財政部平台（圖形驗證碼自動辨識）、 同步授權客戶清單、逐家申請查詢、等待平台產檔、下載並入庫。 過程一步一步顯示進度，取進項、銷項與媒體申報檔都在同一輪完成。
自動比對，把漏抓的挑出來
系統拿申報依據去核對明細有沒有漏抓，直接指出四種比對結果。 其中「申報有、明細沒有」不是 0 就不能往下做—— 這正是人工核對最容易看漏、而後果最貴的一種。
扣抵確認只做一次
進項要歸進貨費用還是固定資產，得看品項判斷，這件事系統不越俎代庖， 但它讓判斷變快：提供預設值、批次套用與鍵盤操作。 更重要的是——扣抵確認綁在那張發票上，不綁下載批次， 所以重新下載一次資料，已經確認過的不必重做。
發票品項自動歸會計科目
這是每期真正吃時間的一段。分錄裡同屬性的科目要合併計算， 所以一期幾百張進項，記帳士實際要做的是把它們歸成十幾個科目、同科目合併切一張傳票。 卡點在於每家廠商的品名寫法都不一樣——「95+無鉛」「九五無鉛汽油」是同一件事， 過去只能靠人一張一張認。
系統用三層來判斷，越前面越快也越準：
| 層級 | 怎麼判斷 |
|---|---|
| 1. 記憶 | 同一家客戶的同一個賣方加品名，上次歸哪個科目就直接套用。 用得越久命中越高，判斷會累積下來，不會每期從頭再來。 |
| 2. 規則 | 關鍵字對照（例如加油站、無鉛 → 油料費），處理記憶還沒涵蓋、但特徵明確的品項。 |
| 3. AI | 前兩層都沒命中的新品項才送 AI 判斷，並標示信心程度，低信心的請記帳士確認。 |
會這樣分層，是因為實測發現進項發票的分布非常集中： 某家事務所一期的資料裡，前 5 家賣方就涵蓋九成以上的品項， 而且四成的賣方從頭到尾只開一種品名——光看賣方就能定科目。 所以絕大多數靠記憶與規則就解決了，AI 只需要處理少數真正的新面孔。
自動到哪裡為止
這套系統刻意不做成全自動產線。定位是「有人工審核環節的作業台」： 什麼時候要取資料由記帳士決定，進項扣抵別由記帳士判斷。
| 系統做 | 記帳士做 |
|---|---|
| 登入平台、過驗證碼、申請查詢、下載入庫 | 決定這一期什麼時候取、取哪些客戶 |
| 比對申報依據與明細，標出漏抓 | 看比對結果，決定要不要重取或補件 |
| 整理品項、給預設值、支援批次套用； 以記憶與規則自動歸科目，新品項送 AI 判斷並標示信心程度 | 判斷進項扣抵別（進貨費用／固定資產）， 以及確認低信心的科目建議 |
| 自動結轉留抵與溢短收、自動算合計 | 確認金額、加減項與備註 |
會這樣切，是因為記帳士要為申報結果負責。 把專業判斷也自動化，省下的時間遠不如出錯一次的代價。
稽核與權限
- 稽核紀錄不可竄改 — 誰在什麼時候做了什麼、改了什麼，全部留痕，可依期間匯出 Excel。 這一行出錯要負責，事後查得到才敢用。
- 角色與功能權限 — 管理者／操作員／檢視者三種角色， 收款、電子發票、系統設定各自有獨立的功能權限，同仁只看得到該看的。
- 密碼安全 — 採用 Argon2 雜湊儲存，首次啟用強制更改預設帳密。
模組與導入方式
怎麼買、怎麼裝
- 兩個模組可以單買，也可以合買 —— 同一個安裝包、同一份客戶主檔（以統編對應）， 用授權獨立啟用。只想先解決收款、或只想先解決發票憑證都可以。
- 裝在事務所自己的主機 —— 一台常開的 Windows 電腦，同仁全部用瀏覽器連進來。 資料在自己手上，不上第三方雲端。
- 授權採家數分級 —— 依事務所服務的客戶家數計算。
- 舊系統資料可以轉進來 —— 已有 VFP 舊系統的事務所， 客戶主檔、期別、歷年請款與收款紀錄可整批匯入，匯入後產出對帳報告供逐期核對。
試用與洽談
想知道適不適合你的事務所，最快的方式是拿你自己的資料實際跑一期。 我們提供試用版本，也可以協助把舊系統的資料轉進來驗證。
- 手上有 VFP 或其他舊系統，想知道資料能不能轉、轉完對不對
- 只想先解決其中一件事（收款，或發票憑證）
- 想先看實際操作畫面，再決定要不要試
以上任何一種情況，直接跟我們說你事務所的客戶家數與現在的做法就可以。