從財政部平台到記帳軟體
中間那一段，交給系統

每兩個月一輪。每一期的發票，從平台抓下來、進得了記帳軟體，中間有多少步是人在做？

這套系統做的就是中間那一段 —— 從財政部平台取數， 到記帳軟體吃得下的匯入檔之間的所有動作，收進同一條流程。

為什麼記帳軟體不做這一段

記帳軟體的職責是記帳與報表，它從「資料已經整理好」的那一刻開始接手。 而財政部平台給的是原始資料 —— 分批下載、格式固定、號碼會跳、品項要自己判。 中間的落差，長年就是靠記帳士一家一家手工補。

• 跳號了說不出原因 —— 記帳軟體看不到平台的配號字軌與空白未使用號碼， 自然無從比對。這套系統把兩邊調出來逐號對，還自動驗算帳是平的。
• 少下載一批看不出來 —— 畫面上永遠是「有資料」。 要拿媒體申報檔逐張回頭對發票明細，缺漏才會現形。
• 品項判斷沒人幫 —— 得扣抵之固定資產還是進貨及費用，靠的是品名。 這套系統一列一個品項攤開，同賣方同品名記住上次的科目，下一期自動帶。
• 匯入檔格式風險 —— 自己造格式就要自己保證每欄都對。 這套系統複製平台原檔只改一欄，把格式正確交還給平台自己。

記帳士手上是客戶的營業資料。交給任何軟體之前，先問清楚「資料會去哪裡」是對的。 這套系統的答案很單純：客戶資料走的路，跟您自己登入財政部平台下載完全一樣， 只是改由系統代勞。中間沒有我們的伺服器，也沒有任何 AI。

逐項說清楚

• 裝在哪 —— 事務所自己的一台常開電腦。資料庫、憑證影像、匯入檔、PDF 全部存在那台電腦的磁碟， 或您指定的 NAS。安裝包本身不含任何客戶資料，安裝過程不需要連網。
• 對外連到哪 —— 取資料只連財政部電子發票整合服務平台：以您事務所的專業代理人帳號， 查詢、下載客戶已授權給您的發票資料，用完自動登出。沒有第三方中繼。
• 有沒有 AI —— 沒有。這套系統沒有任何 AI 功能，也不呼叫任何雲端 AI 或雲端 OCR。發票的品名、金額是直接向財政部平台取得的結構化資料，不是掃描辨識出來的； 會計科目的建議，是「這家客戶、這個賣方、這個品名，您上次選了什麼」加上固定規則， 全部在事務所的電腦上比對完成（為什麼我們刻意不用 AI 猜科目）。
• 唯一的「判讀」 —— 財政部平台登入頁的 5 位數圖形驗證碼，由裝在事務所電腦上的離線元件判讀。 判讀的是政府網站產生的驗證碼圖片，不是客戶的任何資料，也不連任何外部主機。
• 會不會回傳給 3Q —— 不會。系統沒有自動更新、沒有使用統計、沒有錯誤自動回報； 授權碼在您的電腦上以數位簽章驗證，不連我們的主機。版本更新是人工替換程式檔，資料庫不動。
• 事務所裡誰看得到 —— 系統只接受事務所內網連線。每位同事可以設定只看指定的客戶； 封存、還原客戶等動作要另一組操作密碼；登入、改密碼等操作都留稽核紀錄，可匯出 Excel。 共用電腦關掉瀏覽器就登出，單次登入最長 12 小時。

正在評估任何一套軟體（包括我們的）？我們整理了一份可以直接拿去問廠商的清單：事務所導入軟體前，關於客戶資料該問的 6 個問題。

常見問題

四個步驟：取得資料 → 核對 → 進項扣抵確認 → 產出。

步驟一　取得資料：按一次，整期的資料就位

選好期別與要處理的客戶，按「開始取得資料」。系統自動登入平台、申請查詢、等待產檔、下載、入庫、歸檔 —— 全程不需要人守著，圖形驗證碼自動辨識。

取得項目可自由勾選：進項發票（含品項明細）、銷項發票（核對用）、媒體申報檔（扣抵預設值來源）、折讓單（進銷項皆含）。只有勾選的項目會被重抓，其餘資料不動。

步驟二　核對：防的是「漏抓」

發票是分批下載的，少一批您看不出來。 媒體申報檔是申報的依據，系統拿它逐張去對發票明細，對不上的當場標出來 —— 從畫面上看不出來的缺漏，比對表看得出來。

步驟三　進項扣抵確認：最花時間的一段

一列一個品項 —— 因為要判斷「得扣抵之固定資產」還是「進貨及費用」，靠的就是品名。 看不到品項就只能猜。

會計科目會記住。同一個賣方、同一個品名，下一期自動帶入上次的科目。 您只需要處理新出現的、或判斷跟上次不同的那幾筆。

• 鍵盤 ↑ ↓ 移動、1~4 設扣抵別，不用滑鼠
• 表頭可點排序，大額先處理；同一張發票不拆散
• 依賣方／稅額／旬別／品項篩選，可複選
• 依篩選結果整批套用扣抵別，一次設定
• 顏色標示：已確認／有建議值／要自己決定

銷項號碼斷掉的時候，到底是哪一種？系統把財政部平台的配號字軌與空白未使用號碼調出來逐號比對，分成四類：

匯入檔　系統不自己造格式

這點很重要：系統把平台原檔複製一份，只改「買受人註記」那一欄填入您確認的扣抵別，其他一格都不動。產完還會逐格驗證，確認沒有別的格子被動到。

憑證影像

每張發票一頁，品項多會自動分頁。可以直接掛進記帳軟體當數位憑證，或整批列印給客戶。

整批 PDF：檔名看得出是哪一批

依篩選結果產出時，檔名自動帶上條件與張數 —— 例如稅額500以下可彙總_8張，拿到一疊檔案也分得出是哪一批。

折讓單

折讓證明單的影像與 PDF 一併產出。進項折讓的扣抵別會沿用原發票，不必重新判斷一次。

自動歸檔與存放位置

• 依「期別 → 用途」分資料夾，檔名前 8 碼是統編
• 一期處理完所有客戶，匯入時一個資料夾一次匯進去
• 可指定存到事務所的網路磁碟（NAS），讓同事都拿得到
• 資料留在自己家裡，不上外部雲端

申報做完之後，跟客戶收錢這件事。一期四步：

系統是以「專業代理人」的身分去平台取數。事務所端在平台完成註冊、客戶端把查詢權授權給事務所，兩件事辦好就能開始。

事務所端：在平台完成專業代理人註冊

1. 準備 XCA 組織及團體憑證 —— 以事務所名義申請的 IC 卡憑證。不是工商憑證，也不是負責人的自然人憑證——這關最多人卡住。 尚未申辦可至組織及團體憑證管理中心（xca.nat.gov.tw）辦理，需搭配讀卡機。
2. 在平台完成專業代理人註冊 —— 電子發票整合服務平台（einvoice.nat.gov.tw）→ 線上申請專區 → 專業代理人註冊，插入 XCA 憑證驗證身分。
3. 設定平台帳號與密碼 —— 註冊時設定的這組帳密，就是系統自動登入取數用的，填進「設定 → 財政部平台帳號」即可。
4. 密碼每 90 天要換一次 —— 平台強制規定。系統會在到期時自動換成您預存的另一組（A／B 兩組輪替），取數不會中斷。

客戶端：兩種情況，都不必您自己去弄

情境 A：客戶已經在開電子發票（多數客戶都是這種，不必申請任何新東西）

1. 工商憑證一定有——當初申請電子發票用的就是它，不用再去辦一次。
2. 客戶登入電子發票整合服務平台 →「接收方式及授權」→ 新增。
3. 選「授權專業代理人查詢發票相關資料」，填入事務所統一編號、授權期間與可查詢發票期間。 設定一次，往後每期都有效，幾分鐘就完成。

情境 B：客戶還沒開電子發票（從零開始的所有程序，我們可以全部接手）

• 電子發票申請、字軌配號、憑證申辦，我們帶著客戶走完。
• 開票程式安裝與設定（eMobile Biz 企業開票版：買斷、零月費、零張數費），Turnkey 傳輸上線與測試，用客戶自己的憑證直連財政部。
• 最後在平台完成對事務所的授權，接回您這邊。您把客戶介紹進來就好，這些程序不必事務所自己處理。

首版 2026 年 8 月中交付一家事務所（兩百多家客戶、三十期歷史資料轉入）後，以「客戶回報 → 當天出更新」的節奏演進到 0.7.21，附 68 頁使用手冊。下面是產品頁前面沒寫到、但已經在客戶端跑的：

• 登入先選「這次要做哪一期」、共用電腦關瀏覽器即登出2026 年 9 月 · 客戶使用中 — 選一次期別，儀表板／快速輸入／收款／年度費用／電子發票全部停在同一期；權限設定每一項寫明「勾了實際能做什麼」。都是客戶回報後當天改。
• 折讓單完整作業線2026 年 9 月 · 客戶使用中 — 折讓明細頁一列一品項、看得到原發票號碼；折讓證明單進銷分開產出；折讓扣抵別寫進媒體申報檔；匯入檔進銷折讓合成同一份，避免記帳軟體互相覆蓋。
• 財政部平台密碼 90 天到期自動輪換2026 年 9 月 · 客戶使用中 — 系統讀取到期日，剩 10 天先提醒，到期當天自動用另一組密碼換新、重新登入、把當期取數跑完。以前密碼一過期就是整批失敗、一家家查原因，現在無人值守。
• 銷項號碼連續性：跳號自動分四類、還會自己驗算2026 年 9 月 · 客戶使用中 — 取數時一併抓配號字軌與空白未使用號碼，把每個斷號分成「空白未使用／作廢退回／漏上傳／明細沒抓到」，並自動驗算「配號 ＝ 已開立 ＋ 空白未使用」。用一家事務所的真實客戶實測：上萬個配號、幾百個漏上傳號碼，每個號碼的去向都說得出來。
• 收款模組：資料驅動自動結轉、客戶封存不改寫歷史2026 年 8 月 · 客戶使用中 — 選到客戶就自動建草稿並結轉上期留抵與溢短收；封存只改一列並留編號變更歷程。三十期歷史資料轉入後逐期對帳一致。
• 年度費用整批輸入 + 帶入去年2026 年 8 月 · 客戶使用中 — 一頁把全部客戶整年的帳冊費／文具／預估暫繳一次打完，附「帶入去年」快捷（實測九成五客戶與前一年相同），到請款月份自動帶入。以前每期一百多家逐一打，現在一年打一次。
• 會計科目自動歸類（記憶優先、不用 AI 亂猜）2026 年 8 月 · 客戶使用中 — 從客戶歷史分錄建出七千多筆「客戶＋賣方＋品名 → 科目」記憶，改過就記住並套用到同賣方同品名所有列；只以客戶為單位，因為同一科目代碼在不同客戶意義完全不同。
• 財政部平台改版當天跟上2026 年 8 月 · 客戶使用中 — 平台升級後查詢介面新增必填參數且錯誤訊息不指明欄位，客戶報表下載失敗；當日排查補上。平台改版不會讓事務所停工。

看記帳士事務所作業系統全部 10 條開發紀錄

可以安排線上或到所示範一次，用您自己的作業流程走一遍。

• 尚未在平台完成專業代理人註冊，我們可以協助說明平台這一段的流程；取得授權之後，初次設定也由我們協助完成
• 客戶還沒開電子發票？從申請、憑證、開票程式到上線，整套程序我們接手
• 只想先解決其中一個模組（發票憑證，或收款）也可以

先看簡報

兩份產品簡報可直接下載（PDF，畫面資料皆為示範用）：

• 電子發票客戶的每期作業 — 專業代理人視角（21 頁）
• 電子發票憑證整理 — 產品簡介（16 頁）