「平台下載一個檔，記帳軟體要我匯兩個；折讓我分成兩份匯，結果後匯的把先匯的蓋掉了。」
這是記帳士事務所每期整理電子發票時，最常卡在「格式」上的兩件事。原因很簡單：財政部平台給的檔案格式，和記帳軟體要吃的格式，不是同一種思路。這篇把中間的轉換規則講清楚。
一、媒體申報檔是混合檔，記帳軟體要分開匯 #
從電子發票整合服務平台下載的媒體申報檔，一個檔案裡同時有進項與銷項。每一行的前兩碼是格式代號，代表這行是哪一種資料：進項發票、銷項發票、折讓證明單……各有各的代號。
記帳軟體的匯入功能通常是「進項匯一次、銷項匯一次」。所以你要做的事是：照行原封不動，依格式代號拆成兩份，要匯哪一邊就拿哪一份。
自己剪有兩個風險：
- 剪錯行——一行的代號看錯，進項跑到銷項那份，匯入後金額對不起來。
- 漏掉不認識的代號——例如海關代徵營業稅的格式代號不常見，剪的時候不知道該歸哪邊，最容易直接被丟掉，資料就無聲消失了。
在記帳士事務所作業系統裡，這段是自動的：系統依每行前兩碼代號分進項／銷項／折讓存放；遇到尚未歸檔的代號，原樣存進「未分類」並在執行紀錄警示，絕不丟。用財政部文件校正代號表後實測：18 行拆出 18 行，一行不少。
二、折讓剛好相反：只能合成同一份 #
進項銷項要拆開，折讓卻要合在一起——因為多數記帳軟體匯入折讓只吃一個檔。分成進項折讓、銷項折讓兩份匯，後匯的會把先匯的覆蓋掉，你會以為都進去了，其實只剩一半。
正確做法：進項折讓與銷項折讓的所有格式代號全放同一份，並產出與平台匯出檔同格式的檔案。折讓證明單（給客戶留存的那份）則進銷分開產出——那是給人看的憑證，不是匯入檔，兩件事不要混。
系統裡折讓還有一個獨立的明細頁：一列一品項、看得到原發票號碼、篩選排序與扣抵確認同款操作。折讓的扣抵別也會寫進媒體申報檔；沒有媒體檔時，產出按鈕自動停用並說明原因，不會產出一份缺欄位的檔。
三、匯入檔：不自己造格式，只動一欄 #
進項匯入記帳軟體時，最需要事務所判斷的是扣抵別（買受人註記）。很多做法是另外造一份 Excel、把欄位重排、再匯進去——平台一改版，格式就跟不上。
我們的原則是把平台原檔複製一份，只改「買受人註記」那一欄填入你確認的扣抵別，其他一格都不動。產完還逐格比對原檔驗證，動到別格就報出來。這樣做的好處：
- 平台改版也不怕，因為你根本沒重造格式。
- 能出錯的只剩一欄，核對範圍縮到最小。
四、檔名照平台原樣 #
一個常被忽略的細節：下載的檔名如果被加了時戳前綴，記帳軟體就吃不進去。系統一律沿用平台原檔名，同一家同一期只留最新一份，不會有兩個檔讓你分不清匯哪個。
整理一下 #
| 項目 | 平台給的 | 記帳軟體要的 | 系統怎麼做 |
|---|---|---|---|
| 媒體申報檔 | 進銷項混合一檔 | 進項、銷項各一份 | 依格式代號自動拆檔，未知代號保留不丟 |
| 折讓 | 進銷項各自的代號 | 只吃一個檔 | 全部合成同一份，同平台匯出格式 |
| 進項匯入檔 | 平台原檔 | 要有扣抵別 | 複製原檔只改「買受人註記」，逐格驗證 |
| 檔名 | 平台原檔名 | 原檔名 | 沿用，不加前綴 |
這些規則單獨看都不難，難在每兩個月要對幾十家客戶重複一次。想看實際跑一遍？預約示範，用你自己的客戶與期別走，或先看 產品簡報（PDF）。